Подання сканкопій трудових книжок сьогодні – це не право чи можливість, а необхідність!
Головне управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області нагадує.
10 червня 2021 р. набрав чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» №1217-IX від 05.02.2021.
Прикінцевими та перехідними положеннями цього Закону встановлено, що включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.
Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.
До завершення включення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників дані трудової книжки використовуються для врахування відомостей про трудову діяльність за період до набрання чинності цим Законом.
Враховуючи діюче законодавство, Головне управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області наполегливо просить роботодавців не зволікати з організацією роботи щодо подання сканованих копій трудових книжок до Пенсійного фонду України.
Подавши сканкопії трудових книжок своїх працівників вже зараз, роботодавець не тільки виконає вимоги Закону №1217-IX від 05.02.2021, а й подбає про забезпечення працівників державними соціальними гарантіями в майбутньому.
ЗАПИТУЄТЕ – ВІДПОВІДАЄМО
«Чим слід керуватися для подання сканованих копій трудових книжок до Пенсійного фонду?»
Відповідно до пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 року № 1084 «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» з метою визначення механізму подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно (далі – працівник), в електронній формі для створення електронних трудових книжок, розроблено «Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» (далі – Порядок 11-1), який затверджений постановою правління Пенсійного фонду України від 12 березня 2021 №11-1.
«Які шляхи подання сканованої копії трудової книжки до Пенсійного фонду та у кого наявна така можливість?»
Відомості про трудову діяльність працівника подаються страхувальником за працівників або самим працівником.
Відомості про трудову діяльність працівника подаються до Пенсійного фонду України через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України https://portal.pfu.gov.ua/ в електронній формі з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису страхувальником або працівником, які подають інформацію, одним із таких способів:
1) у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
2) в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
«Чи є вимоги до виготовлення сканкопій трудових книжок?»
Електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року № 637, виготовляються шляхом їх сканування.
Скановані копії виготовляються:
1) в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;
2) мають містити всі сторінки трудової книжки у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів;
3) рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
«Як страхувальнику передати сканкопії трудової книжки працівника?»
Покрокова інструкція передачі сканкопії трудової книжки працівника:
– Увійти до кабінету страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду https://portal.pfu.gov.ua/ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
– Зліва, у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність робітника».
– Заповнити форму звернення – РНОКПП та ПІБ особи – натиснути кнопку «Пошук».
– Завантажити скановані файли трудової книжки, натиснувши кнопку «Додати файл», підписати КЕП та надіслати до ПФУ.
– Результати оцифрування відповідальною особою органу Пенсійного фонду України наданих сканкопій документів страхувальник може переглянути в першому розділі в закладці «Відомості про трудові відносини», вказавши в меню пошуку РНОКПП працівника чи період надсилання трудової книжки.
«Де в Особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ відображається інформація з поданої сканкопії трудової книжки?»
Наразі, після успішного оцифрування сканкопій документів, в особистому кабінеті:
- в закладці «Записи трудової книжки (За СПОВ)» розділу «ЕТК» відображається інформація про трудові відносини, як найманого працівника за основним місцем роботи, яка сформована автоматично за даними звітів роботодавців;
- в закладці «Відцифрована ЕТК» розділу «ЕТК» можливо переглянути результат оцифрування відомостей про трудові відносини відповідно до наданих сканованих копій документів;
- в закладці «Скан-копії трудової книжки» розділу «ЕТК» можливо переглянути сканкопії наданих документів, на підставі яких сформовано електронну трудову книжку;
- в реквізиті «Загальний страховий стаж» закладки «Страхові дані, наявні в РЗО» головної сторінки профілю користувача відображатиметься підсумок загального страхового стажу, який розраховується автоматично відповідно до вимог Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» №1058-ІV - з 01.01.2004 обчислюється за даними, що містяться в персональній обліковій картці реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, до 01.01.2004 - за результатами оцифрування трудової книжки та інших документів про стаж.
«Як громадянам самостійно подати скановану копію трудової книжки до Пенсійного фонду?»
Передати відомості про трудові відносини через особисті кабінети на вебпорталі мають можливість не тільки роботодавці стосовно найманих працівників, а й безпосередньо особисто громадяни щодо себе.
Для того, щоб передати сканкопії паперової трудової книжки та інших документів про стаж (довідки, що підтверджують періоди роботи, військовий квиток, диплом про освіту та додаток до нього тощо) до Пенсійного фонду України для внесення даних до Реєстру застрахованих осіб, необхідно:
– Увійти в персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду https://portal.pfu.gov.ua/ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпис;
- Зліва, у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудові відносини»;
- Завантажити скановані файли трудової книжки, натиснувши кнопку «Додати файл».
Після завантаження надати згоду на обробку персональних даних та відправити до ПФУ.
Після успішного оцифрування сканкопій документів, прикріплених до електронного звернення (стан обробки електронного звернення можна переглянути у розділі «Мої звернення»), в особистому кабінеті:
- в закладці «Записи трудової книжки (За СПОВ)» розділу «ЕТК» відображається інформація про трудові відносини, як найманого працівника за основним місцем роботи, яка сформована автоматично за даними звітів роботодавців;
- в закладці «Скан-копії трудової книжки» розділу «ЕТК» можливо переглянути скан-копії наданих документів, на підставі яких сформовано електронну трудову книжку;
- в закладці «Відцифрована ЕТК» розділу «ЕТК» можливо переглянути результат оцифрування відомостей про трудові відносини відповідно до наданих сканованих копій документів;
- в реквізиті «Загальний страховий стаж» закладки «Страхові дані, наявні в РЗО» головної сторінки профілю користувача відображатиметься підсумок загального страхового стажу, який розраховується автоматично відповідно до вимог Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» №1058-ІV - з 01.01.2004 обчислюється за даними, що містяться в персональній обліковій картці реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, до 01.01.2004 - за результатами оцифрування трудової книжки та інших документів про стаж.
«Чи є можливість у страхувальника передати сканкопії трудової книжки працівниці, яка перебуває у декреті, адже звітність за неї роботодавцем не подається?»
Наразі страхувальник засобами вебпорталу немає можливості сформувати електронне звернення «Сканкопія трудової книжки» на працівників, які перебувають у відпустках по догляду за дитиною до 3-х (6-ти) років, оскільки у Податковому розрахунку даного роботодавця за останній звітний період відсутні нарахування заробітку (доходу) та суми ЄСВ таким застрахованим особам.
Тобто якщо працівниця підприємства перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку інформація про нарахування заробітку (доходу) та суми ЄСВ в Податковому розрахунку роботодавцем не відображається. За дану особу прозвітує районне (міське) управління праці та соціального захисту населення, в якому працівник перебуває на обліку як отримувач відповідної допомоги.
Враховуючи необхідність у формуванні «Електронних трудових книжок» всіх працівників, рекомендуємо повідомити всіх співробітників, по яких наразі відсутня можливість надіслати сканкопії трудових книжок, скористатись можливістю самостійно надіслати сканкопію трудової книжки та інших документів про стаж через особистий електронний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду України.
«Сканкопії яких документів окрім паперової трудової книжки потрібно надавати?»
До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи.
Наприклад, до 01.01.2004 до трудового стажу враховується навчання у закладах вищої освіти на денній формі, тому потрібно подати сканкопію диплому.
«Працівник прийнятий на роботу 20 квітня 2023 року. Коли можна буде подати сканкопію трудової книжки працівника для оцифрування?»
Умовою подання страхувальником сканкопій трудових книжок – є наявна інформація в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування щодо перебування особи з таким страхувальником у трудових відносинах. Така інформація до реєстру застрахованих осіб надійде після подання квартальної звітності за 2 квартал 2023 року за формою «Об’єднаний звіт з ЄСВ та ПДВО/ВЗ (Податковий розрахунок)». Водночас, щоб не зволікати з внесенням інформації про трудову діяльність до реєстру застрахованих осіб, рекомендуємо не чекати термінів подання квартальної звітності, а сформувати звіт Податковий розрахунок з типом «Довідковий» із інформацією про дату початку трудових відносин та нарахований заробіток (дохід) (Додатки Д1 та Д5 Податкового розрахунку).
Саме наявність цієї інформації визначить зв'язок страхувальника із новоприйнятим працівником та надасть можливість подати сканкопію трудової книжки.
«Страхувальник вирішив розпочати подання сканкопій трудових книжок своїх працівників. Чи визначена черговість подання відомостей про трудову діяльність працівників?»
Так, відповідно до пункту 2 Постанови Правління Пенсійного фонду України «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок» №8-3 від 01.06.2022, відомості про трудову діяльність працівника подаються з урахуванням першочергово подання та опрацювання відомостей про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком відповідно до частини першої статті 26 Закону України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування" залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб які почали трудову діяльність до 01 липня 2000 року.
«Роботодавець вніс виправлення в запис трудової книжки працівника. Трудова книжка вже оцифрована. Як діяти?»
Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово. Повторно подаються відомості про трудову діяльність у випадку виправлення записів у разі виявлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи за періоди страхового стажу після 01 липня 2000 року або створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України. При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами.
«Що означають статуси опрацювання електронного звернення «Сканкопія трудової книжки» – «Відхилено/Скасовано виконання»? Якщо звернення в статусі «Виконано», це означає що робота вже завершена?»
У розділі «Звернення» кабінету страхувальника відображено всі звернення роботодавця щодо кожного працівника з відображенням статусу обробки.
Статус звернення «Виконано» свідчить, що сканкопії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано.
Статуси звернення «Відхилено/Скасовано виконання» – означають, що ці звернення містять певні помилки, не опрацьовані та потребують повторного подання (опис причини відхилення вказано в реквізиті «Повідомлення»).
Інші статуси означають, що звернення знаходиться ще в опрацюванні фахівцями Пенсійного фонду.
Однак звертаємо увагу, що хоч статус «Виконано» і свідчить про успішне опрацювання, утім його все одно варто відкрити і переглянути чи є якісь зауваження від фахівців Пенсійного фонду в реквізиті «Повідомлення». Якщо так - потрібно проаналізувати їх та визначити, якого періоду вони стосуються та про яку помилку йдеться.
Якщо зауваження стосуються минулих періодів роботи, неодмінно потрібно повідомити про це працівника. Далі вже самому працівнику варто потурбуватись про виправлення в трудовій книжці, а коли це неможливо — подбати про надання до Пенсійного фонду додаткових документів, що підтверджують зарахування того чи іншого періоду роботи до страхового стажу (диплом, військовий квиток, довідки, витяги з наказів тощо).
Якщо ж зауваження стосується записів, зроблених нинішнім роботодавцем - необхідно провести відповідні виправлення згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників № 58 та повторно передати скановані копії, ТІЛЬКИ титульної сторінки та сторінки зі змінами.
