Електронна трудова книжка: про що варто знати роботодавцям і працівникам
Цифровізація є сучасним трендом розвитку і найважливішим фактором економічного зростання будь-якої країни.
Цифровізація це є оптимізація процесів за допомогою цифрових рішень, інструментів.
Наразі впроваджуються цифрові рішення, які допомагають українцям скористатися державними сервісами онлайн - без черг та зайвих паперів.
В Україні зараз триває перехід до ведення обліку трудової діяльності в електронній формі, що є частиною цифровізації нашої країни.
Електронна трудова книжка - це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів.
Метою обліку трудової діяльності в електронній формі є накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій тощо.
Також сучасна система дасть змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому – автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.
Відомості про трудову діяльність працівника зберігаються в складі персональної облікової картки застрахованої особи у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Відомості про трудову діяльність можуть вносити самі працівники та/або їхні роботодавці з обов’язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису. Для цього необхідно мати скановані кольорові копії усіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та/або інших документів, що підтверджують стаж.
За Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі від 05.02.2021 р. № 1217-IX, працівникам та роботодавцям на оцифрування трудових книжок відведено час до 10 червня 2026 року.
Наразі, по Чернівецькій області, оцифровано трудові книжки 42,5 тисяч застрахованих осіб, що складає 31% від загальної кількості застрахованих осіб області. В разі дотримання пропорційного розподілу навантаження щодо подання сканованих копій трудових книжок та їх оцифрування, наразі, ми повинні були би вийти на 40%.
Звертаємо увагу громадян та роботодавців про необхідність подати скановані копії трудових книжок через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України для переведення паперових трудових книжок в електронну форму до 10 червня 2026 року.
Просимо не відкладати подання скан-копій трудових книжок, час спливає швидко. З відведених на переведення паперових книжок в електронну форму п’яти років залишилось три роки.
Доступ до електронної трудової книжки
В особистому кабінеті застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України застрахованій особі надано можливість переглядати інформацію, наявну в електронній трудовій книжці (Розділ «Звернення» вкладка «Електронна трудова книжка»).
Вкладка «Електронна трудова книжка» містить три закладки:
- Записи трудової книжки (за СПОВ);
- Відцифрована ЕТК;
- Скан-копії трудової книжки.
В закладці «Записи трудової книжки (за СПОВ)» електронна трудова книжка сформована на основі звітів, які подавались страхувальниками до системи персоніфікованого обліку з моменту запровадження даної звітності (1998 рік).
Закладки «Скан-копії трудової книжки», «Відцифрована ЕТК» містять, відповідно, скановані копії поданих документів про стаж та результат їх оцифрування працівниками територіальних органів Пенсійного фонду України.
Тут загалом можна переглянути наявну інформацію про себе, зокрема про страховий стаж, позаяк, для користувачів, які визначені в системах ПФУ як фізичні особи, при вході за КЕП (кваліфікованим електронним підписом) надаються всі дані, включаючи персоніфіковані (ПІБ, дата народження, стать, дані паспорта), дані про заробітну плату, страховий стаж, пенсію (для пенсіонерів), електронну трудову книжку, дані щодо періодів тимчасової втрати працездатності, документи особи, надіслані запити і звернення та інформація щодо їх опрацювання тощо.
Тепер працівники можуть у будь-який момент перевірити свій страховий стаж — період, протягом якого вони сплачували страхові внески до Пенсійного фонду (до 2004 року цей стаж називався «трудовий»). А в майбутньому — автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.
Скан-копії яких документів потрібно надати для формування електронної трудової книжки
До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини, військовий квиток та інші документи.
У разі втрати трудової книжки це можуть бути: довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
У Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 р. N 637 наведено перелік документів про стаж, які приймаються для підтвердження стажу та, які треба завантажити до електронної трудової книжки у разі втрати трудової книжки, відсутності відповідних записів у ній або помилок у записах.
